Иметь или не иметь?

Когда готовилась эта статья, автор долго не могла решить, на кого в ней ориентироваться: на музейщиков, не имеющих никакой системы учета музейных предметов и стоящих перед проблемой выбора, или на тех коллег, которые с этим выбором определились. Многочисленные беседы с представителями музейного компьютерного мира убедили меня в том, что экспертиза систем нужна и для новичков, и для "зубров". В этой связи я хотела бы заранее извиниться перед неподготовленными пользователями за неизбежное обращение к специфической терминологии, за обстоятельные рассуждения об особенностях программного обеспечения, на котором система написана, и параметрах компьютера, на котором она будет функционировать. Мы сразу должны договориться о том, что хотим купить систему раз и навсегда, и обязаны свести вероятность ошибки к минимуму. Мы хотим умело распорядиться бюджетными средствами и позаботиться о том, чтобы общение научных сотрудников музея с системой было легким, желанным и эффективным для производственного процесса, а не превратилось в каторгу на долгие годы.

Если вы боитесь ошибиться при выборе автоматизированной системы, подумайте, нужна ли она вам вообще? Чего лишат себя музей, отказывающийся или вынужденный отказаться от покупки комплекса учета и хранения экспонатов? Здесь я разделила бы плюсы автоматизации на две группы:

• выгоды для самого музея;
• выгоды для других.

Музею нужна компьютеризация учета фондов для того, чтобы вся информация о музейном собрании сконцентрировалась в одном месте - внутри компьютера, а не была рассредоточена по многочисленным сейфам с Главными инвентарными книгами в отделе учета, в деревянных ящиках с картотеками и пыльных папках с документами в хранилищах. Как замечательна возможность распечатать один и тот же документ сколь угодно много раз, а не барабанить каждый экземпляр на пишущей машинке! Поистине безграничные горизонты для изучения музейных коллекций предоставляет возможность отбирать группы предметов по какому-нибудь общему признаку, мгновенно получать необходимые справки о музейном экспонате, формировать статистические данные. Не понаслышке знаю, как радуется душа у главного хранителя, когда благодаря автоматизации учета реже треплются пока еще рукописные главные инвентарные книги. Да и сами экспонаты теребят не так часто, ведь компьютерная система позволяет работать с изображениями предмета. Значит, и ваша хрустальная ваза будет целее, и графика защищена от того, что ее лишний раз вынут из папки на солнечный свет.

Польза от автоматизации учета продолжается и за пределами музея. Во-первых, музей должен регулярно подавать сведения о своей деятельности либо в местное управление культуры, либо в министерство. Пресловутую форму 8-НК, сведения о драгоценных металлах и камнях Вы без труда получите с помощью компьютерной системы. Во-вторых, не за горами участие каждого музея в Государственном каталоге музейных фондов РФ. Передать туда свои данные куда проще, если вы пользуетесь автоматизированной системой. Наконец, все музеи хотят быть равноправными участниками открытого информационного пространства, будущей сети культурного наследия. А там свои требования, свои стандарты. И все они основаны только на компьютерных технологиях.

В общем, ясно: XXI век на дворе, а компьютер на каждом музейном столе.